Adopté par le Parlement Européen en avril 2016, le RGPD entrait en vigueur en mai 2018. Belacom a accompagné un grand nombre d’acteurs dans leur mise en conformité et peut-être que beaucoup se sont posé la question de savoir en quoi Belacom est conforme au RGPD ?
Dans notre processus de mise en conformité, nous avons effectué plusieurs actions : vérifications, sécurisation, création de documentations, etc.
Pour répondre à la question sur notre conformité, nous vous exposons ces diverses tâches.
1. Vérification des fournisseurs de solutions
Nous avons procédé à la vérification de la conformité de tous nos fournisseurs de solutions de marketing relationnel. Comme vous le savez, ces solutions sont la matière première de Belacom, leur conformité au RGPD était une de nos principales priorités. Ainsi, de nouveaux contrats ont été signés avec certains fournisseurs.
2. Vérification des autres fournisseurs de solutions
Belacom s’est assuré de la conformité de tous ses autres fournisseurs, notamment ceux qui concernent la donnée client. Dans notre cas, il s’agit de Freshdesk, Microsoft et Dropbox.
3. Migration des synchronisations de données
Pour nous assurer de la conformité de notre hébergeur de données, nous avons effectué un projet de migration de toutes nos synchronisations de données chez Ikoula (un hébergeur français conforme au RGPD). Toutes les synchronisations sont désormais réalisées sur des serveurs SFTP.
4. Mise en place du projet « Spider »
Un projet que nous avons surnommé Spider a été mis en place par Yann, notre directeur technique, afin d’assurer une parfaite gestion des données clients dans nos systèmes internes. Celui-ci nous permet également une meilleure centralisation et transmission d’informations en interne.
5. Consultation d’un avocat spécialisé RGPD
Pour nous accompagner dans notre processus de mise en conformité au RGPD, nous avons fait appel à un avocat spécialisé, Maitre Pierre-Alexandre DERDA.
6. Nomination d’un DPO
Pour veiller à notre mise en conformité, nous avons nommé un DPO qui supervise la protection des données au sein de Belacom et qui s’assure de la bonne tenue du registre des traitements. Son contact est : dpo[@]belacom.fr.
7. Création de supports de communication sur le RGPD
Pour vous aider à mieux comprendre les enjeux et les démarches qu’impliquent le RGPD, nous avons procédé à la création d’une page dédiée à la réglementation, sur notre site web : https://www.belacom.fr/rgpd/.
En matière de support papier, une plaquette qui détaille les objectifs de cette réglementation, l’impact qu’elle a sur le traitement de vos données et les étapes de mise en conformité, a été réalisée. D’ailleurs, ce travail a donné lieu à une présentation en interne à l’ensemble des salariés, le lundi 19 mars 2018.
8. Mise en place d’une politique de sécurisation
Tous nos documents contenant des informations clients sont désormais sécurisés par un cryptage de données. Ces données peuvent être supprimées à tout moment.
9. Mise en place d’une alarme pour protection des locaux
La protection de notre matériel de travail est aussi importante que la protection de vos données. C’est la raison pour laquelle, nos locaux sont sécurisés par une alarme Verisure by Securitas Direct.
Septembre 2018
